Vergaderingen kosten te veel tijd, geld en energie. Ze gaan vaak ten koste van de mogelijkheden om echt belangrijke zaken voor elkaar te krijgen. In deze blog geven we je de zeven redenen waarom dit zo is en tips om minder geld, tijd en energie te verspillen.

Om te beginnen: “de olifant in de kamer”, het probleem dat iedereen ziet, maar niet wordt benoemd: vergaderingen kunnen enorm duur zijn. Tel in de volgende vergadering die je bijwoont, de uurtarieven van de aanwezigen eens op. Stel je vervolgens voor – niet zo moeilijk als je MKB-ondernemer bent – dat je straks de factuur voor deze vergadering moet betalen. Laat je deze meeting dan nog een keer doorgaan? En bedenk je dan eens hoeveel omzet en/of winst de aanwezigen in dezelfde tijd kunnen realiseren. Dus: hoeveel hadden jij en je medewerkers kunnen doen in de tijd dat je zat te vergaderen?

Begrijp me niet verkeerd, vergaderen is soms noodzakelijk. Maar elke vergadering die niet direct omzet of kostenbesparing oplevert – in de vorm van een besluit of actiepunten – is een verspilling van kostbare tijd.

Dit is helemaal het geval, wanneer:

1) ‘Informatie’ of ‘informeren’ op de agenda staat.
Review, discussie, of samenvatting dekken ook de lading. De enige agendapunten die je nodig hebt, zijn punten als ‘vaststellen productiedatum’, ‘leverancier selecteren voor…’ of ‘besluit tot investering in…’ of iets dergelijks, zolang ze maar gericht zijn op een beslissing door de groep.

2) De vergadering een standaardlengte heeft.
De meeste agenda’s hebben standaardlengtes voor afspraken; 30 minuten, een uur. We verwachten ronde cijfers, ook voor vergaderingen, dus wordt er van uitgegaan dat de vergadering duurt van negen tot tien uur. Zelfs als het besluit binnen tien minuten genomen kan worden. Wat gebeurt er vervolgens te vaak? De tijd wordt gevuld. Wat was je laatste vergadering die ruim binnen de tijd klaar was én de deelnemers weer andere taken gingen uitvoeren? Plan dus van tevoren hoeveel tijd de vergadering mag innemen op basis van wat je wil bereiken. Als je maar tien minuten nodig hebt, plan dan tien minuten en hou je er aan.

3) Mensen te laat komen.
Het gebeurt elke keer. Sommigen komen te vroeg. Ze kletsen wat terwijl de rest binnendruppelt. Het is tijd om te starten, maar nog niet iedereen is er. Dus wacht je. Als het tijd is om te beginnen, begin dan. Zo voorkom je verspilde tijd. Je vindt het immers ook niet goed dat werknemers die te laat komen wel op tijd naar huis gaan.

4) Mensen toegestaan wordt om ‘hardop te denken’.
Als iemand in een vergadering zegt: “ik denk maar even hardop…”, zou deze persoon uit de kamer gezet moeten worden. Meteen. Waarom? Omdat hij of zij naar de vergadering moet komen met concrete ideeën, gebaseerd op de agenda en de informatie die je voorafgaand allemaal hebt gekregen. Dit geldt natuurlijk niet voor een brainstorm, dat is een andere meeting met een specifiek doel. Maar anders mag je verwachten dat mensen zijn voorbereid en met ideeën komen. Degene die dat nalaat, zou niet moeten meedoen.

5) Uitvoerders van acties niet vastgelegd zijn.
Geweldige vergaderingen resulteren in besluiten, maar een besluit moet wel uitgevoerd en bewaakt worden. Leg dus vast wat, wie en wanneer. Een actiepunt zonder één (!) duidelijke eigenaar wordt al snel ‘iemand anders verantwoordelijkheid’, hetgeen vaak eindigt als ‘niemands verantwoordelijkheid’. Ook wanneer het actiepunt voor alle aanwezigen geldt, benoem je één iemand die bewaakt dat iedereen het actiepunt echt uitvoert.

6) Een lange samenvatting wordt gegeven.
Als je een lange vergadering wil met onvoorbereide deelnemers, is dit de manier. Zorg ervoor dat die ‘verhalen’ van tevoren verstuurd zijn, zodat iedereen voorbereid is. De enige samenvatting die in een vergadering aan de orde is, is de lijst van acties en besluiten. Leg vast wat er besloten is, wie verantwoordelijk is voor wat en wanneer het klaar moet zijn. Verder niets. De beruchte notulen kunnen ook achterwege blijven. Als je mensen wil informeren over wat besloten is, hoef je de opgeschreven discussie niet mee te sturen. De beslissingen briefen is voldoende.

7) Het doel van de vergadering is om ’teamvorming te stimuleren’.
Teamleden moeten goed samen kunnen werken, maar hoeven niet per se elkaars beste vrienden te zijn. De meest vruchtbare en plezierige werkrelaties worden bereikt wanneer mensen samenwerken richting een doel, waarbij iedereen zijn of haar bijdrage levert, zich aan de afspraken houdt en acties uitvoert.

Vrijblijvend adviesgesprek?

Wil jij een vrijblijvend en kosteloos adviesgesprek met een bedrijfsmentor van thexton armstrong? Neem dan rechtstreeks contact op met één van onze bedrijfsmentoren bij jou in de buurt. Je kunt ook ons contactformulier gebruiken.