Als mkb-ondernemer ben je volop bezig met je klanten en de dagelijkse gang van zaken. Meestal heb je wel een vorm van automatisering zoals een ERP-systeem, een office-omgeving en een geautomatiseerde boekhouding. Toch is het noodzaak om je bedrijfsprocessen verder te digitaliseren, maar in de praktijk zie ik dat het mkb achterblijft bij verzekeraars, banken en grote productiebedrijven. Als mkb-ondernemer kun je je dat niet permitteren, anders ben je over een paar jaar niet meer relevant in de markt. In dit blog lees je waarom dat zo is, wat de voordelen zijn van digitalisering en hoe je die transformatie kunt aanpakken.

Vaak ontbreken kennis en tijd om met digitalisering aan de slag te gaan. Dat is jammer, want juist als mkb-ondernemer kun je je daarmee onderscheiden en efficiënter werken. Het is dus absoluut de moeite waard om je bedrijfsprocessen te analyseren.

Bespaar tijd

Iedereen heeft last van het personeelstekort en dat blijft voorlopig nog wel zo. Zet daarom het personeel dat je hebt zo efficiënt mogelijk in. Automatiseer je repeterende handelingen, dan kunnen medewerkers werk doen dat robots niet kunnen uitvoeren. Een concreet voorbeeld is de verwerking van serviceaanvragen en storingen. Die komen vaak binnen via e-mail of telefoon, daarna wordt de werkbon voor de monteur handmatig aangemaakt en wordt er handmatig gepland. Dit hele proces kun je met eenvoudige tools automatiseren. De robot bepaalt automatisch het type storing, stelt de werkbon samen en zorgt voor de planning. Storingsmeldingen vragen dan bijvoorbeeld nog maar een uur van je medewerker in plaats van een halve dag. Reken maar uit hoeveel tijd je daarmee bespaart!

Goedkoop en snel

Veel mkb-ondernemers denken dat digitalisering een enorme investering is omdat ze dure IT-mensen moeten invliegen. Dat is niet zo. Tegenwoordig zijn er AI-tools beschikbaar die dit proces veel toegankelijker en betaalbaarder maken. Zonder dat je het beseft heb je die vaak al binnen handbereik, bijvoorbeeld in Microsoft Office 365. Daarin zijn ook trainingen te vinden hoe je die tools gebruikt. Gespecialiseerde bedrijven bieden tools aan en kunnen die vaak al binnen enkele dagen implementeren. Communiceren systemen in je bedrijf niet met elkaar? Ook dat kunnen tools oplossen. Heb je meer dan 30 medewerkers, dan is het de moeite waard om iemand op te leiden om je bedrijfsprocessen te analyseren, ze in kaart te brengen en vast te stellen waar verbetering mogelijk is. De uitvoering daarna is niet zo ingewikkeld. Ben je een kleiner mkb-bedrijf dan kun je een specialist inhuren die je bedrijfsprocessen analyseert, een plan maakt en dat plan ook uitvoert.

Voorsprong op je concurrent

In vrijwel iedere sector is digitalisering en automatisering mogelijk. Van serviceaanvragen tot offertes, inkoop, voorraadinventarisatie, urenregistratie, materiaalregistratie en facturatie. Ook daar vragen handmatige taken veel tijd en inspanning. De enorme voordelen op het vlak van efficiëntie, tijdsbesparing en klanttevredenheid maken digitalisering onmisbaar voor het mkb. Neem dus een voorsprong op je concurrent, gebruik de juiste tools en leid medewerkers op in procesoptimalisatie. Dat is de investering en inspanning meer dan waard.

Cruciale factor voor toekomstig succes

Maak digitalisering onderdeel van je bedrijfsvoering en ga ermee aan de slag. Heb je de kennis niet in huis? Kijk om je heen en ga met mensen praten die er wel kennis van en ervaring mee hebben.  De ontwikkelingen in de markt gaan snel, optimaliseer je bedrijfsprocessen dus continu. Met een efficiënt en geautomatiseerd bedrijfsproces blijf je in staat om kosteneffectief te werken en klanten het gevraagde serviceniveau te bieden. Digitalisering is een cruciale factor voor toekomstig succes!

 Door: Richard Lock

Wil je hier meer over weten, neem dan vrijblijvend contact met op met Richard of zoek een bedrijfsadviseur bij jou in de buurt. Je kunt ook contact opnemen via het contactformulier.