Als MKB-ondernemer ken je waarschijnlijk de uitdrukking ‘Het is pas verkocht als het betaald is’. Die uitdrukking slaat de spijker op zijn kop en onderstreept het grote belang van een goed debiteurenbeheer. Kijken we naar het grote aantal bedrijven in Nederland dat momenteel forse schulden heeft bij de Belastingdienst omdat ze Coronasteun moeten terugbetalen, dan valt te verwachten dat diverse bedrijven zullen omvallen. Heb jij dan een onbetaalde factuur bij zo’n onderneming dan heb je echt een probleem. Want het is maar zeer de vraag of je je factuur ooit betaald krijgt. Een goed en effectief debiteurenbeheer is belangrijker dan ooit.

Deze maand gaan we in op de ondernemersvraag:

 “Hoe zorg ik voor een effectief debiteurenbeheer?”
Rob Bontje, bedrijfsmentor bij thexton armstrong en voorheen commercieel directeur bij Graydon: “Uit onderzoek blijkt dat maar liefst ruim de helft van de facturen in Nederland niet binnen de betaaltermijn voldaan wordt. Het gevolg hiervan zal duidelijk zijn: als de debiteurenpost oploopt, kan de liquiditeit van je bedrijf in gevaar komen. Want hoe langer de facturen openstaan, hoe minder geld je beschikbaar hebt om medewerkers en leveranciers te betalen of investeringen te doen in je bedrijf. Daarom is het belangrijk om een strak debiteurenbeheerbeleid op te zetten en gedisciplineerd te hanteren.”

Wat houdt debiteurenbeheer precies in?
“Het woord debiteurbeheerbeleid klinkt misschien zwaar of enorm veelomvattend in de oren van een MKB’er. Dat kan ik me heel goed voorstellen, maar het eenmalig goed opzetten en vervolgens uitvoeren is vooral een kwestie van doen en hoeft geen gigantisch langdurige of complexe operatie te zijn. Laten we eerst bepalen wat debiteurenbeheer precies is. Het komt neer op het volgende: debiteurenbeheer is het hele proces waarbij je zorgt dat je klanten (debiteuren) de openstaande rekeningen aan je gaan betalen. Dus het traject vanaf het versturen van de factuur tot en met de daadwerkelijke ontvangst van de betaling. Tussenstappen daarbij zijn onder meer het opstellen en versturen van betalingsherinneringen, het nabellen over openstaande facturen en het versturen van aanmaningen.”

7 praktische tips voor een effectief debiteurenbeheer
“Zoals ik al zei hoeft het opzetten en hanteren van een effectief debiteurenbeheer geen tijdrovende operatie te zijn. Uiteraard is dit mede afhankelijk van het aantal klanten dat je hebt en het aantal facturen dat je verstuurt. Onderstaand geef ik 7 praktische tips voor debiteurenbeheer die bruikbaar zijn voor vrijwel elk MKB-bedrijf.”

1) Factureer snel: uiterlijk na 1 week

Hoe eerder je factureert, hoe eerder de betalingstermijn start en hoe sneller je de betaling binnen hebt. Dat klinkt heel logisch natuurlijk. Maar veel MKB’ers hebben een beetje angst om op de dag van levering of de dag erna de factuur te versturen. Dat is nergens voor nodig. Vind je dit echt te snel, factureer dan uiterlijk 1 week na levering.

2) Hanteer een strak opvolgingsproces

Stel een protocol op voor je debiteurenbeheer en houd je strikt daaraan. Weer of geen weer. In een dergelijk protocol omschrijf je onder meer hoe facturen gemaakt worden, wie dat wanneer doen en welke betalingstermijn er geldt. Voor topklanten kun je eventueel een afwijkend protocol opstellen en hanteren. Hoe dan ook: voer geen hapsnap beleid op het gebied van debiteurenbeheer.

3) Nummer je aanmaningen niet

Wil je je klant attenderen op het achterblijven van de betaling? Stuur dan direct na het verstrijken van de  betalingstermijn één of twee betalingsherinneringen.  Gebruik nog niet het woord ‘aanmaning’. Heeft de klant vervolgens nog niet betaald, stuur dan een iets formelere aanmaning met het woord ‘aanmaning’ erin. Nummer je aanmaning niet. Als je vermeldt ‘Eerste aanmaning’ is dat een regelrechte uitnodiging voor de klant om nog niet te betalen omdat die dan verwacht dat er een tweede of misschien wel derde aanmaning zal volgen.

4) Betrek tijdig afdeling verkoop

Blijft betaling uit, overleg dan tijdig met de degene(n) die het product of dienst namens jouw bedrijf hebben verkocht aan je klant. Omdat die verkoper, als het goed is, een relatie heeft met je klant en die goed kent, is het beter als hij of zij zelf belt. In overleg kan dan een oplossing worden bepaald. In het uiterste geval kun je besluiten om over te gaan op een tijdelijke of definitieve leveringsstop en/of het inschakelen van een incassobureau.

5) Bel en maak concrete betaalafspraken

Natuurlijk kunnen er tal van redenen zijn waarom een klant niet betaalt. Het kan zijn dat het bedrijf, al dan niet tijdelijk, onvoldoende liquiditeit heeft. Maar het is natuurlijk ook mogelijk dat de klant ontevreden is over de door jou geleverde producten of diensten en daarom niet betaalt. Blijft betaling uit na je aanmaning(en), overleg dan met je verkoper, formuleer samen een concreet betalingsvoorstel en laat je verkoper bellen met de klant. Bevestig na dat telefoongesprek per e-mail (met lees- en ontvangstbevestiging) of brief wat er tussen de klant en je bedrijf concreet is afgesproken over de betaling van je factuur. Wellicht is een gespreide betaling een passende oplossing. Onnodig te vermelden dat deze afspraken strak gevolgd moeten worden.

6) Win tevoren informatie in over de debiteur

Als je een nieuwe klant hebt binnengehaald kan het lonend zijn om, voordat je een product of dienst levert, eerst enige navraag te doen over de financiële status van die klant. Voorheen was dit nogal kostbaar, tegenwoordig zijn er diverse aanbieders die je voor een heel schappelijk tarief voorzien van nuttige financiële informatie waardoor je eventuele risico’s beter kunt inschatten.

7) Zorg dat je algemene leveringsvoorwaarden kloppen

Jouw algemene leveringsvoorwaarden moeten, voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst met je klant, bekend zijn bij de klant. Je kunt je algemene leveringsvoorwaarden bijvoorbeeld kenbaar maken door ze te vermelden in je offertes en contracten en/of door te verwijzen naar je website. Aan te raden is om je algemene leveringsvoorwaarden regelmatig juridisch te laten controleren door een specialist. Dat kost geld. Maar het bespaart je nog veel meer. Want wellicht zijn je huidige algemene leveringsvoorwaarden (deels) niet rechtsgeldig waardoor een klant, in het uiterste geval, wettelijk gezien niet verplicht is om te betalen. Het is eveneens te adviseren om je rechtsgeldige algemene leveringsvoorwaarden te laten deponeren bij de Kamer van Koophandel.

Vrijblijvend adviesgesprek?
Wil jij een vrijblijvend en kosteloos adviesgesprek met een bedrijfsadviseur van thexton armstrong over het effectief opzetten en opvolgen van een debiteurenbeleid? Neem dan rechtstreeks contact op met Rob Bontje of met één van onze andere bedrijfsmentoren bij jou in de buurt. Je kunt ook ons contactformulier gebruiken.