Lekker handig toch, zo’n grote voorraad? Je hoeft nooit mis te grijpen en kunt altijd snel leveren aan je klanten. Maar ja, in zo’n grote voorraad zit wel geld en risico. We zien steeds meer dat voorraden nog maar beperkt aangehouden worden. In de bouw gaan nachtleveringen direct naar de werkplaats, in plaats van eerst naar de eigen vestiging. Consumenten vinden het al normaal: voor 23.00 uur besteld betekent de volgende dag geleverd. Is een grote voorraad een kans of levert het ook risico’s op? Hoe ga jij in jouw organisatie met voorraadbeheer om?

Het nut van voorraadbeheer

Voor de handel of productie houd je een voorraad aan van grondstoffen, halffabricaten en eindproducten. Dit is een voorraad die je zelf financiert, uit eigen of vreemd vermogen. In beide gevallen zit er geld in jouw voorraad, geld dat je niet direct liquide hebt en hoe dan ook een kostenpost is. Dat is geen probleem als je over voldoende kasreserves beschikt en liquiditeit geen bedreiging vormt voor jouw onderneming. Maar wat als je wel geregeld worstelt om op tijd betalingen te doen? Ben jij daarom ook op zoek naar de balans tussen voldoende voorraad om te kunnen werken en een niet al te grote beslaglegging op jouw geld? Oftewel: de optimale voorraad.

Wat is een optimale voorraad?

Een optimale voorraad draagt enerzijds bij aan een vlot lopende productie of snelle levering aan klanten en zorgt anderzijds voor een niet te grote druk op de liquiditeit.

Stel jezelf de volgende 7 vragen en zorg ervoor dat je jouw eigen optimale voorraad bereikt:

1. Meet je de omloopsnelheid (of het aantal voorraaddagen) van alle voorraad-artikelen?
2. Houd je alleen artikelen en productgroepen met een hoge omloopsnelheid op voorraad?
3. Maak je gebruik van gedetailleerde rapportages voor het bijhouden en controleren van jouw assortiment en de voorraad positie?
4. Hanteer je procedures die als doel hebben alleen hoge-omloopsnelheid producten op voorraad te houden?
5. Heb je een strategie om het gehele assortiment om te zetten naar hoge omloopsnelheid productgroepen?
6. Heb je een plan van aanpak voor het opruimen van artikelen die langer dan drie maanden op de plank liggen?
7. Heb je een correct en bijgewerkt voorraadsysteem waarin retours goed verwerkt worden?

“Deze artikelen kan ik in de toekomst nog nodig hebben”. Dat klopt, maar soms liggen artikelen 1, 2 of zelfs 3 jaar of meer op de plank omdat er geen vraag naar is.

Hoe doe je dat dan: het optimaliseren van de voorraad?

Bij thexton armstrong hebben we inmiddels veel ervaring met het optimaliseren van voorraadbeheer voor diverse klanten. Vanuit die ervaring adviseren wij om onder andere de volgende aanpakken toe te passen:

• Het opruimen van de oude of zelfs dode voorraad. Ik hoor je al denken: “deze artikelen kan ik in de toekomst nog nodig hebben”. Dat klopt, maar nu liggen deze artikelen al 1, 2 of zelfs 3 jaar of meer op de plank. Waarom liggen ze daar zo lang? Niet omdat er veel vraag naar is.
• Het bepalen en invoeren van doelstellingen voor het ‘aantal dagen voorraad’. Dit reduceert je uiteindelijke investering en opslagruimte.
• Het onderhandelen met jouw leverancier(s) om pas te leveren bij vraag. Oftewel, vraag of de leverancier voor jou de voorraad aanhoudt.
• Wat dacht je van het opruimen van de ‘afdeling’ retours. Worden deze direct verwerkt of stapelen deze zich op?
• Stel, je hebt een mooi geautomatiseerd voorraadsysteem en een magazijnmedewerker die dit beheert. Ga jij dan ook jaarlijks een uitgebreide inventarisatie doen of voer je geregeld een steekproef uit?

Een optimale voorraad bereik je door oude gewoontes te doorbreken

Naast deze aanpakken hebben we nog een paar algemene tips. Door oude artikelen terug te leveren aan leveranciers of voor verkoop aan te bieden in jouw specifieke markt maak je een deel van jouw voorraad weer liquide. Tevens kun je door zulke oude gewoontes te doorbreken flink besparen op arbeidsuren. Een voorbeeld hiervan is door de jaarlijkse inventarisatie te schrappen. Als je een goed systeem en dito magazijnmedewerker hebt is dit namelijk overbodig. Ook dit zijn voorbeelden van hoe je je voorraadbeheer optimaliseert.

Je hoeft er niet alleen voor te staan

We kunnen ons voorstellen dat je aan de hand van de gestelde vragen en de tips nog niet concreet hebt hoe jij komt tot een optimale voorraad. Iedere onderneming is immers anders. De adviseurs van thexton armstrong zijn specialisten in het optimaliseren van de bedrijfsvoering en kunnen je hierbij helpen. Zij nemen namelijk de ervaringen mee van vele andere ondernemers, die ook met dit vraagstuk geworsteld hebben. Neem vrijblijvend contact met ons op.

Wil jij eens praten en sparren met de schrijver van dit blog, Benny Schulte, of een mentor van thexton armstrong in jouw buurt over jouw onderneming en processen?
Vul het formulier in op onze site, of mail je gegevens naar [email protected] of bel 036-2340 185. We nemen dan contact met je op voor een gratis en vrijblijvende kennismaking.